Uzaktan Çalışan Bir Ekiple İletişimi Nasıl Daha İyi Hale Getiririz?

İletişim temelinde tüm organizasyonlar için zordur. Fakat aynı zamanda iletişimi nasıl yönettiği bir organizasyonun hayatta kalıp kalmamasını belirleyen en önemli etkendir. Uzaktan (remote) çalışan organizasyonlar içinse bu iki katı daha zor…

Peki o halde uzaktan çalışan organizasyonlar için iletişimi nasıl daha iyi hale getiririz? Üç şeyi iyileştirerek bunu başarabiliriz: erişim, yön ve süzme.

  1. ERİŞİM

İletişim herkesin her şeye erişimi olduğu noktada iyiye gider. Herkesin herşeye erişimi olduğunda kimsenin ‘’Bu konuda bana bir not gelmedi’’ deme ihtimali olmaz.

Bütün ekibin erişmesi gereken iki çeşit iletişim vardır: ‘’nabız’’ ve ‘’referans’’ bilgileri. Biraz daha açmak gerekirse:

  • ‘’Nabız’’ hergün iş akışı ve ilerleyen projelerle ilgili bilgilerin paylaşılması anlamına gelen bilgidir. Hızlı ilerleyen ve sürekli değişen bir doğası vardır tıpkı nabız atışı gibi…
  • ‘’Referans’’ ise iç süreçleri ilgilendiren, gizliliği olan ve az değişen bilgilerdir. Sistemlere girişte kullanılan şifreler, sigorta tazminatlarının nasıl işlediği ve işini yaparken kullanacağın bir sürü yol gösterici bilgi…

Anlaşılacağı üzere e-mail iç iletişim için aslında en kötü yol. Bunun sebebi maili yolladığınız kişiyi iletişimin nabzından uzak tutma riskinin yüksek olması ve referans olarak kullanılacak önemli bilgileri depolamak için de çok iyi bir yer sayılmaz…

  • Nabız bilgileri için iç iletişimde kullanılan sohbet sistemlerini kullanmak mantıklı olabilir (Slack,HipChat… gibi). Bu sistemleri kullanmak çok mantıklı çünkü tüm iletişim açık bir şekilde yapılıyor ve bu da organizasyondaki herkese neler olup bittiğinden haberdar olma imkanı sağlıyor.
  • Referans bilgileri için ise dokümantasyon için kullanılan sistemleri kullanabilirsiniz (Hackpad, GitHub wiki veya Google Docs gibi). İyi referans bilgilerin kaynağı iyi bir araştırma ve organizasyondan geçer. Bunu sağladıktan sonra ekibin bir şey öğrenmek istediğinde birbirine sormadan bilgiye ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

Birçok şirkette bu tarz dokümanlar bulunmaz. Eğer yoksa ve ekip arkadaşlarınızın sürekli sorduğu sorular varsa dokümanları siz yaratın. Cevapları yazın ve linkini herkesle paylaşın!

  1. YÖN

Organizasyondaki erişim problemini çözdükten sonra yeni bir problem yaratmak isterseniz işte size bir fikir. İnsanlar bilgileri sünger gibi emerler. Ne zamanki bir oganizasyon belli bir sayıya ulaşır mesela 10 kişiye, işte o zamandan sonra herkesi herşeyden %100 haberdar etmek imkansızlaşır. Eğer herşeyi emmek ve her bilgiyi öğrenmek isterseniz buna boşuna uğraşmayın çünkü bu da sizi  asıl işinizi yapmaktan alıkoyar.

Bu durumu çözmeninse iki kolay yolu var: yönlendirmek ve filtrelemek.

Yönlendirmek arkadaşlarınıza hangi bilginin onlar için gerekli olduğunu gösterir. Ekibe iyi yön vermenin de bazı iyi yolları vardır.

  • Güçlü ünvanlar ve tanımlar: Eğer hangi çalışanın neden sorumlu olduğu açıksa güçlü ünvanlar ve tanımları onlara daha yardımcı olacaktır. Burada önemli olan nokta ünvanların açık ve net olmasıdır. Yani konuyla çok alakası olmayan biri bile rahatlıkça ne olduğunu anlayabilmedir.
  • Birebir: Projenin önem sırası değişebilir, şirket içindeki öncelikler kayabilir ve hedefler gelip geçebilir. Birebir görüşmeler bir yönetici için ekibindeki üyelere spesifik hedefler koymak ve yön çizmek adına çok önemlidir ve düzenli olarak yapılmalıdır. Bunu en azından ayda bir kere yapıyor olmak çok yararlıdır hatta haftada bir veya günde bir?Ayrıca bu birebirlerde ne görüşüldüğüne dair bir doküman tutmak da çok faydalı olabilir. Böylece birebirleri nefes alan ve canlı birer doküman haline getirmiş olursunuz. Burada belki bazı bilgileri tüm ekiple paylaşmamak ve gizli tutmak mantıklı olabilir…
  • Ekip toplantıları: Haftada bir yapılacak olan ekip buluşmaları önceliklerin ne olduğunu belirlemek ve kimin nerede olduğunu anlamak adına oldukça yararlı olacaktır. İşi nasıl yaptığınızı göstermek adına haftada bir yapılacak olan bu buluşmalar hedeflere doğru bir ilerleme kaydedildiğini gösterir ve ekibe bir yön çizmiş olur. Ayrıca bunu bir video aracılığı ile yaparsanız birbirinizi yüzyüze görmekte ekip ruhunu canlandıracaktır. Ayrıca bu toplantılarda tuttuğunuz notları da sonrasında ekiple paylaşmayı unutmayın.
  1. FİLTRELEME

Son olarak ortada dolaşan bu bilgilerin hepsiyle ilgili çalışanların hangilerini bir sünger gibi emmeleri gerektiğini hangilerini ise gözardı etmenin uygun olacağını bilmeleri yanı filtrelemeleri lazım.

Burada güzel olan şey şu ki, eğer tüm adımları izlediyseniz zaten iletişim kanallarınızı kurdunuz demektir. Ayrıca ekibin nerede olduğunu anlayabileceğiniz ve onlara yön verebileceğiniz yollarınız da var! İşte son olarak yapacağınız da çalışanlarınıza bir filtreleme yetisi kazandırmak.

Ekipte kullandığınız sohbet araçlarında başlıklar halinde konuşulanları segmentasyon haline getirebilirsiniz. Böylelikle hangi ekibe aitse veya hangi konuyla ilgili çalışıyorsa o ekip üyesi o konuya yönlenebilir. Yani böylece bir filtre yaratmış olursunuz.

İşte burası aynı zaman da dikkatli olmanız gereken nokta! Odaları böyle konularına göre ayırıyor olmak çalışanların içeride ne olduğunu kaçırmalarına ve genel olarak ekibe yabancılaşmalarına sebep olabilir. Süreci yansıtan çalışmalar, aylık buluşmalar ve kullanacağınız istatistikler veya iç blog gibi çalışmalar ise bu duvarların oluşmasını engelleyecek ve yıkacaktır. Bu ayrıca her grubun ne yaptığını özetlemesine ve herkesin de birbiri hakkında ufakta olsa fikir sahibi olmasına fırsat sunacaktır.

Ve işte oldu!

Gizem Çimen

(Translated from: Zapier‘s CEO: Wade Foster)

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s