Takım İçi İletişimi Uyumlu Hale Getirmenin Güçlü ve Basit Yolu!

Şirket içi iletişimde kullanılan Google Snippets tıpkı Google, Facebook, Foursquare veya Buzzfeed gibi güçlü fakat bir o kadar da kolay bir sistem.

‘’…Snippet şirketin nerede olduğunu ve nerede daha iyi performans gösterebileceğini kuş bakışı görmenizi sağlayan harika bir uygulama!’’-Dennis Crowley, Foursquare kurucusu ve CEO’su

Snippet diğer ekiplerin neler yaptığındna haberdar olmak için kolay ve kullanışlı bir sistem. Snippet’la şirkette şeffaflık daha yaygınlaşır, herkesin birbirinin süreçleri hakkında daha somut bilgisi olur ve bu durum da insanların birbirini çekiştirmesini engeller.

S_Foto1

Bu derste Snippet’ın nasıl çalıştığı, neden çok güçlü olduğu ve bir şirketin iletişimi adına nasıl önemli olduğu konularını açıklıyor olacağız.

Google Snippet Nasıl Çalışır?

Genel anlamda Google Snippet’ler eskiden beri kullanılan durum güncelleme programları ile aynı mantıkta ama bir farkla.

Snippet sadece patronlarla bilgi paylaşmanın ötesinde , herkesin birbiriyle iş durumunu paylaştığı ve bütün şirketin görebileceği bir şekilde oluşturulmuş bir programdır.

Her çalışan gündelik veya haftalık, bir sonraki gün veya hafta neler yapacaklarını yazmalarını isteyen bir mail alır ve böylece gelecek gün veya haftanın planlaması yapılmış olur.

Bu maile gelen tüm yanıtlar herkesin görebileceği ortak bir alanda toplanır ve o gün geldiğinde otomatik olarak maille paylaştırılır.

S_Foto2

Sistemin kolaylığı sizi aldatmasın aslında üretkenliğe ve başarıya ket vuran birçok dağınıklık bu sebep sayesinde etkili bir biçimde yönetilebiliyor.

Google Snippet’in Etkisi Neden Bu Kadar Güçlü?

Her gün veya hafta neler yapılacağını planlayarak paylaşmak üretkenliği artırmak için yerinde bir harekettir.

Bu durum size mantıksız gelebilir ama Harvard Üniversitesi profesörü Teresa Amabile ve Steven Kramer’in de söylediği Süreç Prensibi’ne göre ‘’anlamlı bir amaç için yürütülen süreç çalışanları motive etmedeki birinci etkendir’’.

Profesör Amabile’e göre her gün süreçte nerede olunduğuna ve neler yapılacağına bakmak için 5 dakika ayırmak çalışanların yaptıkları işlerle daha çok bağlantı kurmalarını, daha mutlu ve üretken olmalarını sağlar.

Madalyonun öteki yüzüne bakacak olursak Google Snippet çalışanların iş akışını minimal düzeyde de olsa bilen, eş zamanlı çalışmalarını sekteye uğratan bir uygulama diyebiliriz.

Bazı şirketler sistem kullanmak yerine snippet’ı e-mail üzerinden de ilerletebiliyor. Emaili bir ara bağlayıcı olarak kullanmak, sisteme girip oturum açmak ve bağlantı sağlamakla zaman harcama durumu karşısında daha efektif olabilir.

Snippet’le birlikte periyodik e-mailler bile ölçülebilir bir yönetim çözümü haline geliyor. Bireysel düzeyde baktığımızda snippet çalışanları tüm organizasyon önünde şeffaf bir hale getiriyor ve her bir çalışanın iş süreçlerinde nerede olduğunu gösteriyor. Böylece hem ekibin tüm bireylerini birbiriyle hemde tüm şirketi makro düzeyde iletişim kurar hale getiriyor.

Snippet şirket içerisindeki politik ağız dalaşlarını azaltır bile diyebiliriz. Bu durumu doğuranın genel olarak insanların birbirlerini doğru yönetememeleri olduğunu düşünürsek, Snippet kimin ne yaptığının bir kaydını tutar ve yönetimi kolaylaştırır.

Snippet’i Şirket İletişiminizin Ana Aracı Haline Nasıl Getirirsiniz?

Yeni bir sistemi ekibinize tanıtmak ve kullanmaya başlamalarını sağlamak ilk etapta sizi zorlayabilir. İşte bu durumda işinizi kolaylaştıracak birkaç yöntem:

  1. Acıyı otomatikleştirerek uzaklaştırın

Bazı şirketlerde sadece google snippet’in koordinasyonu ile ilgilenen  bir müdür veya sorumlu bulunur durumda. Bu kişilerin görevi basitçe herkese haftalık veya günlük rutinde mailler yollamak ve süreçlerde nerelerde olunduğunu, nelerin tamamlandığını bildirmek.

Bu kişiler daha sonra tüm çalışanlardan gelen geribildirimleri toparlayarak yine tüm ekibe gönderiyor durumda.

Bu gidişatta en büyük sorun, bu e-mail gönderim işini yapan kişi için çok zor ve zaman alan bir iş olması.

Snippet’leri manuel bir şekilde girmektense daha önceki yazımda bahsettiğim IdoneThis gibi bir uygulamayla senkronize ederek daha otomatikleştirebilirsiniz.

  1. Memnuniyeti paylaş, geri bildirim ver ve Snippet hakkında konuş

Snippet’lerin en büyük getirisi ekip üyelerinin neler yaptığı hakkında bilgi sahibi olunmasıdır.

Snippet’ler size ekip arkadaşlarınızla kolayca iletişime geçebileceğiniz bir ortam sağlıyor.

S_Foto3

Snippet paylaştıkça tüm ekip üyeleri daha çok paylaşmak için hevesli hale gelir ve bu durumda şirket kültürünüzü oluşturmak için önemli bir adımdır. Bunun en önemli sebepleri ise ekip üyelerinin birbiri ile ilgili geri bildirim paylaşabilme imkanı sağlaması.

  1. Snippet’leri birebir değerlendirmelerde ve periyodik performans görüşmelerinde kullanın

Snippet’i kullanmayı başladıkça elinizde oluşacak en büyük birikim tüm şirkette neler yapıldığına dair yüzde yüz doğru bir datadır.

Örneğin son projenizle ilgili tüm şirket çapında neler yapıldığını incelemek için Snippet’lerin dökümünü çıkartabilirsiniz.

Veya çalışanlarınızı birebir değerlendirmeniz gereken durumlarda yine Snippet’lere başvurabilirsiniz.

Hem çalışanlar hem yöneticiler adına Snippet’in en büyük katkısı performans değerlendirme aşamasında doğru ve somut datalar yaratıyor olması.

Sonuçta ölçümleyemediğiniz bir  şeyi değerlendiremezsiniz de…

  1. Eğlenceli hale getirinSon olarak eğlenin!

    Biz kendi şirketimizde IdoneThis’i işle ilgili neler olduğunu paylaşmanın yanı sira kendimizle ilgili neler olduğunu paylaşmak için de kullanıyoruz. Bunu yaparken #kişisel (#personal) hashtaginden yararlanıyoruz.Böylece özel hayatlarımızdan eğlenceli kareleri de birbirimizle paylaşmış oluyoruz!

S_Foto4

Snippet’lerinizi de aynı şekilde eğlenceli içerikler yaratmak ve gün içinde kafanızı dağıtmak için kullanabilirsiniz.

Unutmayın ki Snippet çok güçlü ve  yaratıcı bir iletişim yöntemidir.

 

Tüm bu yöntemleri efektif bir şekilde kullanırsanız-hazırsınız!

Gizem Çimen (Translated from: http://www.communicatebetter.io/Walter Chen is the co-founder and CEO of iDoneThis.)

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s