Daha İyi Bir Şirket İletişimi İçin İlk Kural

Şirketinin 2 pizzanin tüm ekibi doyuracak kadar küçük olduğu zamanlari hatırla.
Bunlar eski güzel günlerdi… Herkes şirketin nasil caliştiğını, nelerin önemli olduğunu ve kimin şirketi büyütmek adına neler yapabileceğini önceden kestirebildiği güzel günler…
Iletişim günümüzde her alana yayılmış vaziyette ve hizla gelişmeye devam ediyor. Bu sözler tanidik geliyor mu?
Herkesin uyumlu caliştiği durumlarda birlikte hareket etmek daha kolay olur ve bu da şirketi vizir vizir calişir bir hale getirir. Peki bu tanidik geliyor mu?
Bilgi hangi şirket için olursa olsun en önemli kaynaktır. Şirket büyüdükçe içerisine giren bilgi miktari da artar ve bu durumu her departman kendine gore yönetmeye başlar. Ve zamanla departmanlar arasi bilgi akışını elde etmek zorlaşır.
Bu şartlar altinda şirketiniz iletişimin yeni yollarini kendisine gore adapte etmeli ve bilgi paylasimini baslatmalidır. Aksi takdirde uyum icerisinde olma durumu yok olacaktir. Tüm bunlar da şirketteki herkesin bilgi paylaşım sürecinde proaktif olmasini gerektirir.
Bu yazida sizlere şirketinizde harika bir iletişim kültürü kurmak icin kullanilabilecek sahane anektodlar paylasacağım ve bunu yaparken  sadece en onemli kurali takip ediyor olacağiz: Asla kimsenin neler olup bittiğini tahmin etmeye calismasina izin verme!

İlk olarak iletişimin, ekibin gelişimini nasil etkileyebileceğine ve zararli sonuçlar doğurabileceğine bakalim…
İletişim Kurmaya Çalismak Nasil Zararli Sonuçlar Doğurabilir ki?
Şirketiniz büyüdükçe iletisimi sağlamak daha da zorlasir. Ben Horowitz’in de dediği gibi; ‘’Şirket buyudukce iletisim en buyuk zorluklardan biri haline gelir’’. Şirket buyudukce bireysel olarak diger takimlarin neler yaptigindan, sirkete sagladiklari katkilardan daha az haberdar olmaya baslarsin. Bu durum zamanla tum sirketin dis dunya ile kurdugu baglantiyi da etkilemeye baslar.
-Bir is icin beklediginiz geri dönüş süreleri artmaya baslar
-Satislar etkilenmeye baslar cunku piyasada olup biten bilgilerin sirkete ulasmasi asamasinda iletisim kopukluklari olusur
-Satiscilarin; pazarlamacilarin ve pazarin kendisinin verdigi mesajlar birbirinden uzaklasmaya baslar.

Soylemeye calistigim ana tema su ki; sirketin 5 kisi iken uyguladigi iletisim stratejisi ile 15 kisi iken uyguladigi iletism stratejisi ayni olamaz. Iletisim canli bir olgudur ve surekli adapte edilmesi gerekir.

Sirketinizin Iletisimini Gelistirecek 5 Proaktif Fikir
1-Bir Gunu Bir Baskasinin Isini Yaparak Gecirmek
Calisma arkadasinizin ne yaptigini anlamanin en iyi yolubir gunu onun yerinden bakarak gecirmek olacaktir. Gercektende sirketinizdeki diger insanlarladaha iyi iletisim kurmak istiyorsaniz en azindan bir gun onlarin isini yapiyor olmak etkili bir yontem olacaktir.
Tabi ki bunu yapmak her zaman cok imkanli degil. Ornegin bir muhendis degilseniz bir gun boyunca onun isini yapmak cok olasi gozukmuyor. Fakat yine de onlarla vakit
gecirerek neler yaptiklari hakkinda fikir sahibi olabilirsiniz. Ornegin su konularda neler yaptiklarinianlamak guzel bir baslangic olacaktir:
-Islerini yaparken gunluk olarak karsilastiklari zorluklar
-Senden veya senin departmanindan beklentileri
-Onlara nasil yardimci olabilirsin?
Musterileriniz ile de bu tarz bir iliski kurmak etkili olacaktir. Ornegin urunlerinizle ilgili neyden memnun degiller veya neye ihtiyaclari var ? InDinero nun CEO su Jessica Mah. in da soyledigi gibi …Binalarinizdan cikin ve musterinizi sizin urununuzu kullanirken izleyin.

 

 Herkese Ortak Alan Yaratacak Sistemler Kullanın

İşlerini başarılı bir şekilde yapmanı sağlayan, alışkanlık oluşturduğun bazı sistemleri kullanıyor olabilirsin ama asıl önemli olan bu sistemlerin şirketteki diğer araçlar ile bütünleşmiş bir şekilde çalışıp çalışmamasıdır.

Neredeyse hepimiz gün içinde çalışmalarımızı bilgisayar başında yaparız ve bütün değerli iş çıktılarımız bu sistemler üzerinde kayıtlı olur. Eğer bu sistemler herkes tarafından kolaylıkla erişilir ve kullanılabilir olursa diğer çalışanlar da bilgilerini aynı sisteme depolayabilirler. Böylece herkesin ortak olarak yararlanabileceği ve iletişim halinde kalabileceği bir kaynak oluşmuş olur.

Her ekip için en uygun ve herkesin yararlanabileceği sistemi oturtmak kolay gibi gözükse de o kadar kolay olmayacaktır. Ve eğer seçtiğiniz sistem tüm ekiplerin entegrasyonunu sağlama aşamasında sorun yaratıyorsa bu işleri kolaylaştırmaktan çok zorlaştıracaktır.

Neyle Uğraştığını ve İşlerin Nasıl Gittiğini Paylaş

Başka departmandaki bir insanı çalışırken gördüğün zaman onun için; ‘’Ne kadar da sıradan bir gün’’ diye düşünebilirsin. Peki, sadece bir bakışta onun ne yaptığı hakkında ne biliyor olabilirsin? İşte bunu anlamak için neler yapılabileceğine, çokça kullanılan birkaç sistemden bahsederek bir göz atalım…

  • Trello, tıpkı bir ilan tahtası gibi kullanılır ve insanların günlük operasyonlarda nasıl bir yol haritası izlediklerini ve ne durumda olduklarını yansıtmalarına imkân verir. Bunu yapmak için şirketteki herkesin erişebileceği şekilde erişim verip linki paylaşmak yeterli. Bu sistem herkesin kullanabileceği kadar basit ve pratiktir.
  • IdoneThis, insanların işlerin nasıl gittiğini ve süreçlerle ilgili takip sağlayabildikleri bir sistem. Örneğin; herkesin sistemi kullanmasına gerek yok, herkese erişim vererek sadece senin neler yaptığını takip etmelerini de sağlayabilirsin.
  • Neler yaptığınızın şeffaf hale gelmesini istiyorsanız  Geckoboard veya Leftronic gibi online panolarda paylaşıp sonrasında bunu ofiste bir ekranla herkese yayınlayabilirsiniz.

 

Mailler Nasıl Kullanılıyor?

Nasıl mailleştiğiniz çoğunlukla genel oalrak nasıl iletişim kurduğunuzun işaretcisidir ve ekibinizdeki insanların sizin hakkınızda ne düşündüğü üzerinde büyük bir etkisi vardır.

İlk olarak, ekip arkadaşlarına uzun mailler atmaktan kaçınmalısın. Kimsenin bu kadar uzun bir maili okumaya vakti yok, bu sebeple çoğu zaman neden bahsettiğini anlamıyor bile olabilirler.

İnsanlar SMS’i severler, neden? Çünkü kısadır. Hiçbir zaman SMS’e ‘’Sevgili …. Hanım/Bey merhaba’’ diye başlamayız. Genel olarak kısa ve ne demek istediğimizi direkt söyleyecek şekilde yazarız. İşte bu yüzden uzun maillerden kaçınmalı, hedef odaklı olmalıyız.

Ve eğer sen böyle uzun mailler alırsan, ne söylemek istediklerini hemen sormalısın. Ne olduğunu anlamaya çalışmak zaman kaybetmene sebep olabilir.

Michael Hyatt’ın dediği gibi ‘’…eğer yavaş davranırsan, insanlar senin yetersiz veya boyundan büyük işlere kalkışmış olduğunu düşünebilirler. Eğer çok hızlı cevap verirsen ise senin çok başarılı ve işini bilen bir insan olduğunu düşüneceklerdir. İşte bu algı senin kariyerinin hızını ve gidişatını değiştirebilecek güce sahiptir!’’

Genelde takım arkadaşların ile iç iletişim araçlarını, dışarıdan insanlarla ise e-mail’leri kullanarak haberleşmek gerekir.

İletişimi Şeffaf Hale Getir!

Şirketler iki çeşit iletişim şekliyle karşılaşırlar: birincisi çalışanlar ve yöneticiler arasında olan iç iletişim; ikincisi ise müşteriler, adaylar, basın-yani paydaşlar ile kurulan dış iletişim. İki çeşit iletişim için de transparan bir yol seçmek önemlidir.

– Bağlılığı artırır

– Güven inşaa eder

– Karar verme süreçlerini hızlandırır

Stripe ve Buffer emaillerde transparanlığa en çok inanlardandır. Bu sebeple Gmail’da kullanılan özel bir filtre oluşturdular ve her maili-herkesin almasını sağladır. Tabii yönetilebilecek bir şekilde…

Eğer ekibiniz Slack, HipChat veya Flowdock gibi bir iç iletişim aracı kullanıyorsa bu bütün departmanlar arasında iletişime imkan veren güzel bir fırsattır. Bu tarz kanalları kullanıyorsanız ve günde en azından bir kez bu kanallara bakma imkanın oluyorsa bu seni içeride neler olduğuna dair yine de 10 kat daha bilgili kılacaktır.

Sonuç…

İyi iletişimin nasıl yapılacağı herkese göre değişir. Eğer şirketindeki iletişim stillerinden memnun değilsen sorumluluğu alıp değiştirmeye başlayabilirsin.

Bir başarı kazandığında bunu paylaş! Veya zor durumda olduğunda yardım iste! Eğer şirkette neler yapılıyor, diğer ekipler ne durumda merak ediyorsan öğren!

Şeffaflığın insanların hoşuna gidecek ve sana olan güvenlerini artıracaktır.

 Gizem Çimen (Translated from http://http://www.communicatebetter.io/RonCarpenter)

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s